Pengenalan Open Office Base (modul 5)

Base adalah sebuah program yang akan membantu bekerja pada lingkungan basis data. Dengan fasilitas yang disediakan kita dapat dengan cepat dan mudah bekerja pada lingkungan basis data. Selain itu kita juga dapat menggunakan Base untuk membuat file tabel, mendefinisikan field, mengisi record, serta untuk membuat dan menyimpan file basis data.
Base adalah lingkungan untuk bekerja dan menyimpan basis data pada Office Base. Ketika membuka Office Base, maka akan tampil sebuah jendela desain wizzard untuk basis data baru yang terdiri dari beberapa sub menu. Sebuah wizzard memiliki banyak desain yang digunakan untuk menyusun berbagai macam jenis informasi yang berhubungan pada satu file basis data.

Mengenal Lingkungan Base
Pada jendela desain wizzard ada dua sub menu utama yang merupakan langkah-langkah untuk menyeleksi basis data, memproses dan menyimpan basis data. Jika memilih untuk menyeleksi basis data, maka dapat dilakukan tiga hal, yakni :
- membuat sebuah basis data yang baru
- membuka sebuah basis data yang lama
- koneksi pada sebuah basis data terpusat

Selain itu jendela desain wizzard juga memiliki fasilitas bantuan dengan menekan tombol Help. Untuk melanjutkan ke tahap berikutnya dengan menekan tombol Next. Untuk membatalkan tekan tombol Cancel. Untuk proses penyelesaian tekan tombol Finish.

Mengenal Basis Data Base
Basis data dibangun dari sekumpulan tabel-tabel yang mempunyai relasi. Tabel terdiri dari beberapa record yang disimpan pada file basis data yang bersangkutan. Isi data pada record ditentukan berdasarkan data structure language (DSL) dan data definition language (DDL). Definisi field pada record pada umumnya berupa definisi struktur field dan definisi data field.

Mengenal Field
Field adalah tempat yang disediakan untuk record basis data. Field itu didefinisikan terlebih dahulu struktur datanya menggunakan data definition language dan data structure language.

Mengenal Record
Record adalah data yang disimpan pada file basis data. Kumpulan record membentuk tabel basis data. Tabel merupakan kumpulan record yang disimpan pada suatu file basis data.

Mengenal Tabel
Tabel merupakan kumpulan record yang disimpan pada suatu file tabel basis data. Tabel-tabel memiliki hubungan relasi berdasarkan matematika dan logika. Tabel beserta Query nya disimpan bersama pada file basis data project.

Mengenal Basis Data Relational
Basis Data Relational adalah sekumpulan tabel-tabel yang memiliki hubungan relasi secara matematika dan logika. Hubungan relasi antar tabel pada umumnya berupa query, yakni tata aturan relasi yang sudah disusun berdasarkan desain dan teknis basis data tertentu yang digunakan.

Open Office Calc (modul4 part 2)

A. PENGANTAR

Dalam open office calc pengertian rumus dan fungsi mempunyai pengertian yang berlainan. Rumus dapat berupa instruksi matematika pada suatu sel atau range. Sedangkan fungsi pada Calc merupakan rumus siap pakai yang digunakan utnuk proses perhitungan. Pembahasan fungsi pada modul ini meliputi : Fungsi Logika IF dan Fungsi khusus Pembacaan Tabel (Vlookup & Hlookup).

B. PENERAPAN FUNGSI LOGIKA IF

Fungsi Logika memerlukan adanya pernyataan penyangkalan test logika antara benar atau salah. Fungsi Logika dapat diikuti dengan fungsi AND, OR, NOT. Bentuk umum Fungsi Logika adalah sebagai berikut :

= IF (test; then_value; otherwise_value)

dimana test merupakan pernyataan yang akan diuji, then_value merupakan kondisi uji bernilai benar, dan otherwise_value adalah kondisi uji bernilai salah atau salah satu alternatif kondisi pilihan lain.

C. PENERAPAN FUNGSI KHUSUS (VLOOKUP & HLOOKUP)
Fungsi Vlookup digunakan untuk pembacaan tabel yang disusun secara vertikal (menurun).
Bentuk umum Fungsi Vlookup adalah :
= VLOOKUP (nilai_kunci; range_tabelarea; nomor_indeks_kolom)
contoh tabel secara vlookup :

Kode	Nama barang	Harga
K02	Komputer	3.000.000
P01	Printer	650000

Fungsi Hlookup digunakan untuk pembacaan tabel yang disusun secara horizontal (mendatar).

Bentuk umum Fungsi Hlookup sebagai berikut :

= HLOOKUP (nilai_kunci; range_tabelarea; nomor_indeks_baris)

contoh tabel secara hlookup :

Kode	K02	P01
Nama barang	Komputer	Printer
Harga	3.000.000	650000

Seperti yang telah diungkapkan diatas, pada dasarnya perbedaan vlookup dan hlookup hanya dalam hal penyusunan datanya saja, yaitu kalau VLOOKUP datanya disusun secara vertikal sedangkan HLOOKUP disusun secara horizontal.

Latihan menggunakan Fungsi Hlookup

Karena dibawah sudah ada tabel pedomannya, maka kita hanya tinggal membaca tabel tersebut untuk mengisi kolom gaji, insentif, dan total yang masih kosong dengan menggunakan Fungsi Hlookup.

Rumus fungsi hlookup untuk tabel gaji dan insentif dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

sehingga hasil akhirnya akan tampak seperti berikut ini :

Try it !

Pengenalan Open Office Calc (Modul 4 part 1)

Pada pratikum kali ini, saya mencoba menggunakan Open Office Calc, yaitu salah satu program aplikasi pengolah angka seperti microsoft excel yang dapat dipergunakan untuk mengolah dan menganalisa data dalam bentuk spreadsheet, menggunakan rumus yang mempermudah kita dalam perhitungan data, dan bisa menampilkan hasilnya dalam bentuk grafik. Masih sama seperti micr. Excel, sehingga saya tidak terlalu bingung dalam penggunaannya. Untuk memulai open office calc kita tinggal klik File > New > Spreadsheet. Disini kami juga mencoba penggunaan copy dan copy absolut. Berikut adalah macam dan cara penggunaan copy dan copy absolut pada program open office calc :

1. copy relatif

apabila rumus di copy ke arah kolom atau baris, maka rumus tersebut akan menyesuaikan posisi sel (kolom dan baris ikut berubah)

2. copy semi absolut; ada 2 macam, yaitu:

• semi absolut kolom dimana cell kolom tetap sedangkan yang di ikat huruf kolomnya.

• semi absolut baris dimana cell barisnya yang tetap dan yang di ikat angka barisnya.

3. copy absolut
dimana cell baris dan kolom tetap yang diikat adalah huruf kolom dan barisnya.

Dan inilah latihan 2 yang menggunakan rumus copy semi absolut kolom dan baris sehingga dengan membuat satu rumus bisa langsung di kopi ke arah kolom dan baris.

dan ini latihan 3 yang menggunakan rumus copy absolut.

Pengenalan Open Office Writer (Modul 3)

Pada pratikum Pengantar Teknologi Informasi kali ini, Plug4 mencoba program pengolah kata yang sering digunakan pada Linux yaitu Open Office Writer. Open office writer adalah program perkantoran untuk mengolah kata dan masih sejenis seperti Microsoft Word pada Microsoft Office pada Windows. Open office writer berguna untuk membuat dokumen tulisan, misalnya surat, buku, laporan, dll.

Perbandingan Antara Microsoft Word Dan Open Office Writer

Bagi orang yang baru beralih dari aplikasi Microsoft Office menjadi Open Office mungkin akan kebingungan karena adanya sedikit perbedaan pada tampilan dan menu khususnya di aplikasi Open Office Writer, seperti untuk setting up, menulis, mengedit, dan mereview. Maka dari itu, pada tabel dibawah ini akan ditampilkan beberapa perbandingan menu antara aplikasi Microsoft Word dan Open Office Writer.

FUNGSI	MICROSOFT WORD	OPEN OFFICE WRITER
Mengubah toolbar	Tools → Costumize	View → Toolbar → Costumize
Selalu membuat back up copy	Tools → Costumize → Options	Tools → Options → Load/Save → General
Autosave setiap beberapa menit
Tampilkan tanda paragraf, tabulasi, dll	Tools → Options → View	Tools → Options → Open Office.org Writer → Formating Aids
Pindah ke halaman tertentu secara cepat	Edit → Go To	Edit → Navigator
Memilih Bahasa untuk cek pengejaan	Tools → Language → Set Languange	Tools → Options → Language Settings → Language (Open Office tidak memiliki pengecekan tata bahasa/gramar)
Menemukan dan Mengubah teks, format dan bentuk	Edit → Replace	Edit → Find & Replace
Mengamankan dokumen agar tidak bisa diedit	Tools → Protect Document	Edit → Changes → Protect Records
Menggabungkan Dokumen	Tools → Merge Documents	Edit → Changes → Merge Document
Menentukan margin	File → Page Setup → Margins	Format → Page Style → Page
Mengedit Header dan Footer	View → Header and Footers	Insert → Header Insert → Footer
Menggunakan Tabel	Table → Insert → Table	Insert → Table
Menambah nomor halaman	Insert → Page Number	Insert → Footer → Default Letakkan kursor pada footer sesuai dengan posisi page number (left, center, right) yang diinginkan, lalu : Insert → Field → Page Number
Mengubah nomor halaman pertama menjadi lebih dari 1	Insert → Page Number → Format	Letakkan kursor pada sembarang paragraf di halaman pertama lalu Klik Kanan → Edit Paragraph Style → Text Flow → Break → Insert → With Page Style → Page Number
Membuat Drawing Object	Insert → picture → new drawing	Klik show draw functions icon
Menyisipkan file grafik dalam dokumen teks	Insert → picture → from file, choose insert or as link	Insert → graphics → from file
Menggunakan kolom	Format → Columns	Format → Page → Columns atau Insert → Sections → Column
Memilih tipe huruf	Format → Font	Format → Character→Font
Memasukkan hyperlink	Insert → Hyperlink	Format → Charater → Hyperlink
Mengatur ukuran kertas	File → Page Setup → Paper	Format → Page Style → Page

Pada saat pratikum, kami mengenal beberapa menu pada toolbar Writer yang kebanyakkan masih sama seperti pada Ms. Word, seperti File, Edit, View, Insert, Format, Table, Tools, Windows, dan Help. Pada dasarnya Writer masih sama seperti Ms. Word, maka langkah-langkah seperti untuk membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan, dan mencetak dokumen tidak terlalu kami perdalam karena kami sudah biasa menggunakan Ms. Word yang caranya sama dilakukan pada Writer. Disini kami hanya mencoba untuk melakukan pengaturan ukuran kertas dan margin, membuat header dan footer, memberi nomor halaman, serta melakukan pengaturan paragraf seperti mengatur spasi. Kami juga mencoba mengubah tipe huruf, menambah efek pada karakter, dan membuat link dari menu format-character, serta membuat tabel dari menambah tabel, kolom, dan barisnya. Kami juga mencoba salah satu kelebihan dari Writer yaitu data angka yang ada pada sebuah tabel bisa dihitung dengan menggunakan formula aritmatika.

Cara Menggunakan Mail Merge

Mail merge adalah suatu cara untuk menggabungkan antara dokumen utama pada Open Office Writer dengan sumber data/data source di Open Office Calc. Pada Open Office data source disebut juga sebagai address list. Address list dapat dibuat dari berbagai macam tipe file, baik database maupun spreadsheet. Biasanya pada database (dbf/odb) atau spreadsheet (ms.Excel/Open Office Spreadsheet) yang telah dimiliki sebelumnya.

Misalnya, ingin membuat surat keterangan lulus maka caranya adalah dengan Open Office Writer buatlah dokumen utama, simpan dengan . (lihat contoh dibawah ini)


Titik-titik di atas (nama, nilai dan keterangan lulus / tidak lulus) diisi dengan sumber data yang dibuat dari Open Office Calc, untuk menuju ke Open Office Calc, cukup klik di bawah menu File pilih Spreadsheet. Selanjutnya, buat sumber data pada Open Office Calc, jangan lupa simpan data Anda dengan . Selanjutnya, kembali ke dokumen utama di Open Office Writer. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File → Wizards → Address Data Source.
Kemudian pilih Other external data source. Pada Connection Setting pilih Setting → Spreadsheet → Next. Arahkan menuju file sumber datanya, Klik Browse → Finish. Sebelumnya, dapat dilakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah filenya benar-benar bisa dihubungkan atau tidak. Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next → Finish untuk mengakhiri. Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View → Data Sources, sehingga akan ada tampilan Data Source. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah dibuat di aplikasi spreadsheet.
Drag dan drop dari sumber data di atas ke dokumen utama, untuk Nama, Nilai dan Keterangan. Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama dengan sumber datanya :


Untuk mencetak hasilnya, klik File → Print. Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.
Selanjutnya pada Output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika sudah yakin bisa dipilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya bisa menggunakan Save as single document jika hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents.

Cara Mencetak Amplop Pada Open Office Writer
1. buat dokumen untuk amplop, pilih menu insert → envelope atau buat dokumen baru
dan pilih format → page, pilih jenis amplop pada bagian page size.
2. Ubah page size pada settingan printer (baca bagian sebelumnya)
3. Sebelum mencetak, konfigurasi kan juga page layout, posisi portrait atau landscape.

Untuk cara lain lakukan beberapa ekperimen untuk penyesuaian seperti dibawah ini :

Membuat dan Mencetak Document Amplop

1) Pilih File → New → Text Document
2) Pilih Format → Page, pilih tab Page
3) Pilih kertas jenis amplop pada list Format, berikan opsi landscape dan page orientation serta margin yang diinginkan, klik OK
4) Buat isi amplop sesuaikan dengan kebutuhan, dapat juga menggunakan text frame untuk mempermudah pengaturan. (Aktifkan Drawing function untuk menggunakan text frame)
5) Setelah dokumen selesai, dokumen siap dicetak, pilih File → Print untuk memulai mencetak dokumen. Sebelumnya, pastikan posisi dan settingan layout printer sudah disesuaikan untuk layout amplop.

Cara Membuat Document Amplop Standard

Sebenarnya, selain cara diatas untuk membuat amplop, Open Office telah membuat standar pembuatan amplop sendiri, yaitu : Pilih Insert→Envelope. Tentukan alamat pengirim dan alamat tujuan. Pada bagian Format, tentukan format ukuran amplop, margin, position dll. Pada bagian Printer, sesuaikan setingan posisi kertas pada printer agar hasil cetakan dapat tepat. selesai klik Insert. Selanjutnya cetak amplop dengan File → Print.

Pada pratikum Pengantar Teknologi Informasi kali ini, Plug4 mencoba program pengolah kata yang sering digunakan pada Linux yaitu Open Office Writer. Open office writer adalah program perkantoran untuk mengolah kata dan masih sejenis seperti Microsoft Word pada Microsoft Office pada Windows. Open office writer berguna untuk membuat dokumen tulisan, misalnya surat, buku, laporan, dll.